1.纸质化管理效率低

 

传统的公务车用车模式出行前需先填写“派车申请单”，逐级进行审批签字，涉及到的流程都需要人工记录。这种纸质化的办公流程效率低、流程慢，数据统计也成为了大难题，造成了人力和时间成本的浪费。

 

2.用车秩序难维持

 

有些单位车多人多，用车频率较高且用车时间易冲突，并且企业也没有按照部门的需求而定制车辆使用数量，导致一些部门用车紧张，一些部门用车出现份额太多，每一辆车的任务无法平均分配，严重浪费公车资源，大大增加了运营成本和财政负担。

 

3.用车费用报销不规范

 

公务车由于企业在流程上无统一制度，往往导致员工垫付的金额无法及时报销或准确报销，会影响员工的工作积极性，对以后的工作开展顺利影响很大。不具备规定统一的报销流程使得公务报销补贴和使用范围难以界定。

 

4.公车私用难管控

 

公车私用，有些人利用职权我行我素私用公务车，甚至利用手中的权利占用公务车的资源，当做自己出行的工具。公务车到底是公用还是私用？

 

5.用车监管监督不到位

 

传统的车辆管理模式，无法实时掌握车辆动态，缺乏科学的调度措施，也没有实时的监控平台进行数据的跟踪记录。无法确认车辆位置，车辆轨迹和里程不清楚，车辆信息也一概不知。

 

 

 

二，方案

 

企事业单位公务用车管理如何实现标准控制、按需配给、单位所有呢？如何实现单位公务车扁平化管理，提高车辆的使用效率，降低用车费用。

 

针对这种状况，乐享其约提出提出公务车信息化管理理念，通过信息化手段解决将车辆在集中管理过程中遇到的调度复杂、流程长、费用高、运行统计繁琐等方面的问题，打破各单位车辆独立运行的壁垒，实现公务车辆资源共享与高效管理，达到节约用车、高效用车、费用管控的目的。

 

单位运用公务车预约管理系统可以强化公务车的管理。因而员工在用车的时分不能像以前那样随意，而是依据需求提出用车预定申请，所以员工在有用车需求的时分一定要提早制定方案，以免耽搁工作。

 

 

 

三，系统使用流程

 

1、用车人提交车辆的预定申请

 

员工需求用车的时分，提早经过公众号、企业微信、小程序公务车管理系统，然后运用本人的账号提交车辆运用预定申请。要在申请中写明用车事项、人员数量以及姓名以及用车时间等信息，预定申请提交以后等候批复。

 

2、管理人核实检查后线上批准

 

车辆管理人员经过公务车预约管理系统接纳到员工的预定申请信息之后，对申请内容进行检查核实，确认无误之后依据实际情况来进行合理的车辆调度。

 

3、派车信息双向通知

 

经过公务车预约管理系统查看车辆的情况之后，车辆管理人员依据状况指派车辆以及对应的司机人员。并将用车需求经过短信或者微信的方式发送给司机，包括用车人员名单和时间、用车地点以及送达目的和行程布置等事项，司机收到派车单后将确认信息反应给管理人员，管理人员再经过短信将车辆号牌、司机姓名以及估计抵达时间通知给预定员工。

 

4，无司机，使用者驾驶

 

经过公务车预约管理系统查看车辆的情况之后，车辆管理人员依据状况指派车辆，由员工自己驾驶。

 

5，实时看板，信息对称

 

通过“车辆排班”和“预约看板”功能可以查看每辆车的实时状态，管理端可查看每个时间段车辆的预约情况，如用车人、目的地、当前任务等信息。防止申请车辆发生冲突情况的发生。

 

6，电子版存档，随时导出：单据存档保存，随时可查询，保证公务用车规范。

 

 

 

经过运用高质量的公务车预约管理系统就可以增强用车管理，防止呈现员工应用公务车办理私人事务的现象，从而可以有效进步公务车的应用，降低公务车在运用过程中的各种费用耗费，起到俭省费用的目的。