外勤车辆管理系统方案，让企业轻松用车

 

车辆管理对于车多、人多、用车频率高的企业来说，实现统一的管理、调度、维护是重要的行政服务事项之一。由于车辆管理的多维度性和车辆使用的灵活性，传统的表格管理方式很难及时跟进企业车辆的使用状态，导致管理乱，用车难。外勤车辆管理系统通过表单建模、流程、台账等功能，实现车辆统一、有序的调度管理，保证用车原因明确、目的地清晰、出行安全。

 

 

1、实时了解车辆信息

 

1.1 建立车辆卡片：

 

车辆卡片中能够显示车辆的基本信息，主要包括：车牌号、厂牌型号、驾驶员、状态以及用车人的相关信息。

 

1.2 多维度车辆维护：

 

为了保证公司资产安全和行车安全，外勤车辆管理系统从驾驶员、油费、保险、维修保养、车辆年检等维度对车辆进行全方面的管理：

 

a.驾驶员管理：对驾驶员的信息进行统一全面的管理，记录了驾驶员驾照扣分情况、驾照到期时间、培训记录和违章记录，并且，会有短信自动提示到期换证和扣分情况。

 

b.油费管理：在系统中统一管理油费支出，方便后期统计油费使用情况。

 

c.保险管理：系统中记录了车辆保险的金额、到期时间和保险公司等信息，在保险到期前自动以短信等方式提醒。

 

d.维修管理：发现车辆损坏，可以新建车辆维修流程，填写损坏情况，可上传照片等附件作为补充说明。可关联相关的流程、项目，让损坏用车原因便于查询。提交至系统后，车辆状态即为“维修中”。

 

e.车辆年检：台账中记录了每辆车的年检日期和下一次年检日期，可设置到期提醒。

 

1.3 车辆状态实时查询：

 

车辆卡片建立后，车辆信息自动在系统更新，会自动形成所有车辆的状态报表，使车辆管理员和用车申请人能够实时了解公司所有的车辆和信息。

 

 

（车辆查询）

可以能过报表很清晰地查询到所有公车的使用情况。车辆状态主要分：空闲、已外出、已预订、维修中4种。

 

2、发起用车申请

 

2.1 PC端发起申请：

 

员工需要用车时，可以直接在系统中发起用车流程，在发起界面可以看到已预订但还未外出的用车信息。

 

在申请页面可关联相关的项目和流程，让用车原因便于查询。

 

如果时间地点符合自己的外出行程，可以与用车人联系拼车，节约资源。

 

2.2 移动用车：

 

不仅在pc端可以提出用车申请，在移动端搭建了用车服务应用，方便员工在移动端进行用车申请。

 

用车服务应用首页面展现用户所有的车辆预订申请以及流程状态，在用车日历中可查看所选车辆的占用情况，避免车辆预订申请时间冲突。

 

在完成预订后，可在地图中标识车辆预订申请的出发地与目的地，位置一目了然。

 

 

3.1 管理员分配车辆：

 

申请用车流程提交后，首先需要部门负责人审批，批准后由行政部车辆管理员分配车辆。

 

车辆管理员分配时可以选择到所有空闲的车辆，同时也能看到所有已预订的车辆，如果有符合拼车的，也可以提醒用车人联系拼车。

 

 

（管理员分配车辆）

在选择完车辆之后，会自动带出驾驶员相关信息，方便用车人联系车辆，不耽误行程。

 

3.2 门卫放行：

 

车辆管理员分配完车辆后，流程流转至门卫处，等待放行。同时车辆卡片上的使用人信息自动更新，车辆状态即为已预订，其他人员申请用车时可以看到本条车辆预订信息。

 

车辆出公司时，门卫在电脑上核对车牌信息，并且为了统计车辆出行的里程数，检查车辆出发时的公里数并录入系统。

 

提交流程后，到达门卫返回确认节点，同时系统自动记录车辆出发日期，不需要人工再次输入。

 

3.3 返回确认：

 

门卫在待办流程中可以看到待放行和已放行的车辆状况。车辆回来时，须在门卫登记返回公里数并提交流程归档。

 

系统自动计算本次使用公里数，同时自动记录返回日期，使车辆行驶过程有记录，及时进行油耗管理。

 

3.4 车辆归档：

 

车辆回公司归档后，系统自动将车辆状态变更为空闲，可进行新的申请。

 

4、车辆统计分析报表

 

外勤车辆管理系统通过报表功能，打造了用车申请统计表、车辆行驶统计表、驾驶员本月外出次数统计表。每位员工的用车次数、车辆行驶里程以及驾驶员外勤次数通过图表清晰可见。

 

管理层能够通过车辆统计报表，分析车辆去向、车辆能耗情况，决定是否购置新车和新车类型，并且可以快速了解司机的工作状态。

 

 

（车辆统计报表）

车辆管理方案价值

 

实时了解每一辆车状态，掌控已派出车辆的反馈时间，方便调度；

 

微信订乘系统中班车信息实时发布，全面统计各条线路乘车人数；

 

申请用车时，可以看到已预订将要外出车辆，拼车节省用车资源；

 

车辆统计图形和数字报表，给管理层提供更客观准确的分析依据。